Um dos principais desafios enfrentados no cotidiano das concessionárias de automóveis diz respeito ao controle de pendências que surgem durante a compra ou venda de um veículo.
Esse tipo de cenário é raro em concessionárias de excelência, pois as grandes marcas não toleram esse tipo de negligência e dispõem de tecnologias adequadas ao seu setor. Isso porque elas tomam medidas preventivas e planejadas para total gestão e garantir nenhum transtorno diante a essas questões.
Você está buscando dicas de como aprimorar a organização de pendências em sua concessionária após a conclusão de uma venda ou mantidos na sua loja? Então veio para o artigo certo, pois exploraremos maneiras de minimizar problemas com documentação e aprimorar a automação dos seus processos no dia a dia. Boa leitura!
O que é controle de pendências de veículos?
O controle de pendência na concessionária refere-se ao gerenciamento das questões a serem resolvidas relacionadas aos veículos adquiridos, vendidos ou mantidos pela loja, abrangendo áreas como documentação, manutenção, reparos, regulamentações governamentais e questões legais.
Um dos principais desafios enfrentados rotineiramente pelas concessionárias de veículos diz respeito às questões pendentes que surgem durante a compra ou venda de um automóvel de maneira otimizada. Geralmente, essas pendências podem ser classificadas em duas categorias:
*pendências de documentação — englobam a ausência do Documento Único de Transferência (DUT), decalque do chassi, multas pendentes, débitos do Imposto sobre a Propriedade de Veículos Automotores (IPVA) ou a falta do documento de transferência do veículo;
*pendências relacionadas ao próprio veículo — incluem a falta de itens essenciais, como chave reserva, manual do proprietário, estepe ou triângulo de segurança.
Esse controle é fundamental para garantir que todos os aspectos legais e operacionais estejam em ordem ao efetuar uma compra ou venda de veículos, evitando problemas legais e melhorando a experiência do cliente.
Há várias razões para o surgimento desses problemas. Alguns proprietários de lojas de veículos podem flexibilizar os requisitos mencionados anteriormente para não perder uma venda, como a chave reserva ou o manual, a fim de agilizar a transação, mas muitas vezes não consideram como isso afetará a próxima venda desse mesmo veículo.
Por outro lado, outros empreendedores podem não contar com um checklist formal para compras e vendas, nem com um local confiável, como uma planilha ou um sistema automatizado, para registrar as informações sobre os itens recebidos do vendedor do veículo e quais itens ainda estão pendentes.
Como fazer o controle de pendências eficientemente?
Separamos dicas fundamentais para que o controle de pendências seja realizado de maneira fluida e eficiente. Confira!
Realize o checklist para o controle
Estabelecer um checklist específico para veículos e compartilhá-lo com os responsáveis pela avaliação dos automóveis em sua concessionária é uma prática que contribui para a redução de erros e aprimora a segurança ao longo de todo o processo de compra e venda.
Em essência, você cria uma lista que contém os elementos fundamentais a serem verificados em um veículo antes de disponibilizá-lo para venda. Conforme os profissionais de sua concessionária confirmam a existência e o estado físico de cada item, eles marcam a tarefa como concluída.
Você pode até mesmo considerar a inclusão de todos os elementos verificados nesse checklist no contrato de compra e venda. No entanto, essa prática é mais relevante no momento da transferência do veículo, ou seja, quando sua loja efetua a venda a um novo cliente.
Otimize os processos para evitar pendências
Comunique a todos os seus colaboradores as atualizações nas políticas da concessionária de veículos. Essa ação é fundamental para manter um controle eficaz das pendências e prevenir a possibilidade de que algum membro da equipe venha a tomar medidas sem a devida autorização.
É importante enfatizar que não será realizada a compra de veículos que apresentem questões relacionadas à falta de chave reserva, manual, estepe ou triângulo de segurança.
Além disso, reforce a política de não disponibilizar para venda nenhum veículo que não tenha o Documento Único de Transferência (DUT), procuração para que a loja assine o DUT, termo de multa assinado, débitos do veículo na troca descontados na venda ou mesmo um cheque (mesmo que não ideal) destinado ao pagamento dos débitos.
Realize um controle centralizado
Unificar o gerenciamento dessas pendências tornará mais simples supervisioná-las, controlá-las, realizar cobranças e buscar soluções prontamente. Inicialmente, é possível iniciar a organização utilizando uma planilha do Excel ou até mesmo um caderno de papel.
No entanto, a recomendação ideal é que essas informações sejam registradas ao longo dos meses e anos em um ambiente seguro, preferencialmente na nuvem. Ou seja, armazenadas digitalmente em um local de fácil acesso sempre que necessário.
Destine cada pendência para um responsável
Os vendedores têm como objetivo realizar vendas, porém, frequentemente não desejam lidar com a burocracia associada. Faça com que eles assumam a responsabilidade pelo processo completo.
Se houver pendências, estabeleça um acordo em que a comissão não será paga até que a pendência seja solucionada. Ao formalizar essa política com sua equipe de vendas, as regras ficarão transparentes para todos e a tendência é que as pendências se reduzam.
Como escolher um bom software para essa gestão?
Contar com um excelente programa de gerenciamento é a chave para maior precisão e resolver todas as questões de pendências de maneira eficiente e fluida.
E não apenas isso, mas por meio de um sistema abrangente, sua concessionária de veículos otimiza e maximiza o desempenho de todos os departamentos, desde a aquisição de veículos até o suporte pós-venda.
Tarefas cotidianas, como a gestão de estoque, emissão de notas fiscais, integração de anúncios, controle financeiro e outras, serão concluídas com apenas alguns cliques. Isso permitirá que os gestores, por meio de processos bem definidos, visualizem e tomem decisões mais acuradas e estratégicas em seu dia a dia.
No entanto, para escolher um bom software para gestão do controle de pendências, é crucial contar com um modelo que seja intuitivo e apresente integração com outras demandas importantes da concessionária, como:
*gestão de veículos;
*gestão de clientes e fornecedores;
*gestão financeira;
*contratos e relatórios;
*integrador de anúncios;
*CRM/Gestor de leads;
*emissor de notas fiscais;
*consulta cautelar;
*armazenamento digital de documentos.
Nesse sentido, a Boom Sistemas se destaca por apresentar todos esses recursos na palma da mão e ainda apresenta a relação custo-benefício mais vantajosa entre as opções disponíveis no mercado. Soma-se a isso o fato de ser uma solução completamente on-line, proporcionando uma plataforma integrada que abarca sistema de gestão, emissor de notas fiscais eletrônicas, recursos financeiros e integração web.
Afinal, contar com um controle de pendências otimizado é fundamental para garantir competitividade da sua concessionária e evitar problemas que podem causar perda de dinheiro. Portanto, conte com um software totalmente integrado com as funções vitais na sua empresa para maiores produtividades.
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