Como funciona a gestão de documentos fiscais em uma revenda de veículos?
  • Boom Sistemas
  • 17/06/2019

Como funciona a gestão de documentos fiscais em uma revenda de veículos?

Não são poucos os empresários que têm dúvidas sobre a emissão de nota fiscal para revenda de veículos. Afinal, o sistema tributário brasileiro é complexo e sempre existe aquele receio de fazer algo errado e ser penalizado com o pagamento de multas.

Além disso, como saber qual é o modelo correto de nota fiscal a ser emitido por uma revenda de veículos? Pois é, para quem não é da área contábil isso pode parecer bastante complicado. Mas temos uma boa notícia: simplificamos esse trabalho e trouxemos algumas dicas neste artigo para você. Que tal conferir?

Importância da nota fiscal para revenda de veículos

Fazer a emissão de nota fiscal é uma obrigação para uma revenda de veículos e um direito do consumidor. O documento faz o registro da transação e apresenta as características do produto, funcionando como uma garantia a mais para o cliente.

Assim, se houver algum problema com o carro adquirido, ele pode solicitar os devidos reparos dentro do prazo determinado pela loja. Além disso, a nota fiscal é uma prova de que a revenda está em dia com suas obrigações fiscais. Logo, se a empresa passar por uma fiscalização, poderá comprovar que agiu dentro da legalidade, evitando penalidades como autuações e multas.

Como fazer a emissão de nota fiscal para revenda

Há diferentes modelos de nota fiscal, cada um com uma função. Como saber qual é o correto para uma revenda de veículos? Para ajudar você, nós separamos os principais tipos de notas. Confira, a seguir.

Nota Fiscal Avulsa

Esse é um modelo de nota fiscal utilizado para situações esporádicas. Por exemplo: você recém-abriu o negócio e fechou um bom contrato. Não vai perder a oportunidade da venda por não ter nota fiscal, certo?

Nesse caso, é necessário solicitar a emissão na Secretaria Estadual da Fazenda (Sefaz), que em alguns estados oferece a versão eletrônica. Vale lembrar que ela não pode ser utilizada para situações recorrentes.

Nota de Série D

Essa é a famosa “nota de balcão”. Ela pode ser utilizada pelas empresas que têm um faturamento anual de até R$120.000,00, o que não é o caso de uma revenda com boa movimentação de veículos.

Nota Fiscal Eletrônica

Esse é o modelo mais popular de emissão de nota fiscal para revenda de veículos. Ela funciona em versão eletrônica e, para isso, a empresa precisa contratar um sistema e criar um certificado digital. Afinal, a documentação funciona como uma prova de que os tributos foram pagos em dia.

Nota de Devolução

Um cliente adquiriu um produto e, por algum motivo, decidiu devolvê-lo? Essa é a nota a ser emitida no momento da devolução. Ela serve para anular a venda e a cobrança dos impostos oriundos da operação.

Em meio a tantas opções de notas fiscais, pode parecer difícil fazer a gestão dos documentos, certo? Fique tranquilo, explicamos mais sobre o assunto nos próximos tópicos deste artigo!

Como fazer a gestão de documentos fiscais?

A correta gestão de documentos fiscais em uma revendedora de veículos garante mais organização para os processos, facilita o controle de estoque e evita uma série de problemas. Entre eles, multas, erros nas emissões das notas fiscais e atrasos nos pagamentos.

A documentação fiscal é tão relevante para o negócio, que pode ser considerada um patrimônio. Portanto, é preciso oferecer a devida atenção para os processos internos, já que a movimentação fiscal em uma revenda de veículos é intensa e ocorre nas entradas e saídas de carros e outras mercadorias.

Para ajudar você a fazer uma correta gestão de documentos fiscais, separamos algumas dicas. Acompanhe:

Padronize a nomeação da nota fiscal para revenda

Uma nomeação padronizada é fundamental para localizar os arquivos que possam necessitar de consulta após a sua emissão. O formato dessa padronização pode ser feito de acordo com as necessidades da empresa.

Uma maneira de fazer isso é colocar o nome do cliente, seguido do número da nota fiscal. As datas ou o ano de emissão e o recebimento da nota fiscal também podem ser usados para a padronização, como no exemplo: cliente X NF 1305 – 2020.

Faça backups

Perder informações relevantes sobre fornecedores, clientes e vendas gera grandes transtornos para uma empresa, além de um trabalho adicional e demorado para recuperar todos os arquivos. Então, como evitar que isso aconteça no seu negócio?

Manter o backup dos dados é uma excelente maneira de ter uma proteção a mais para todos os documentos. Muitos sistemas de emissão de nota fiscal para revenda já funcionam no ambiente em nuvem, o que dá uma segurança a mais para todos os arquivos.

Afinal, se algum problema acontecer em seu computador, é possível acessar os documentos de qualquer lugar com acesso à internet e uso de senha. Um jeito fácil de solucionar o problema!

Utilize a tecnologia como aliada

O uso de um sistema confere mais segurança e produtividade para a gestão dos documentos fiscais. Isso acontece, por exemplo, na verificação de autenticidade no recebimento das mercadorias, pois o próprio software rastreia todas as emissões feitas e as relaciona ao CNPJ da empresa.

A ferramenta também valida e dá baixa nos arquivos. Assim, você diminui as tarefas manuais, deixando o processo automatizado e rápido.

Além disso, a nomeação dos documentos já fica padronizada no painel dos usuários, o que evita a criação de diferentes denominações para determinado tipo de documento. As notas também são exibidas com o nome dos clientes e fornecedores, datas, números e outros fatores que facilitam a identificação posteriormente.

Um software também torna possível o acesso às informações compartilhadas pelos perfis dos usuários. Se você estiver viajando, por exemplo, e um colaborador realizar a venda e emitir a nota fiscal, será possível conferir os dados de qualquer lugar que você estiver. Isso torna a gestão da sua empresa muito mais fácil, pois você tem o controle da operação em tempo integral.

Outra grande vantagem de contar com um software para gestão de documentos é que ele tem funcionalidades adicionais para as questões fiscais, como auditor para o sped fiscal e emissor de notas.

Como escolher um sistema para fazer a emissão de nota fiscal para revenda de veículos?

O mais indicado é escolher um sistema exclusivo para revendas de veículos, que tenha diferentes módulos, como financeiro, comercial, integrador de anúncios, gerenciador de estoque e emissor de nota fiscal eletrônica. Com ele, a sua loja de veículos consegue emitir as notas fiscais de forma simples e automatizada, sejam elas de entrada, sejam de saída, de consignação, entre outras modalidades.

Um sistema próprio para revendas de veículos permite que, em poucos cliques, seja possível fazer o cálculo dos impostos, gerar a Danfe e armazenar a nota fiscal e o XML da mesma. Assim, fica bem fácil de consultar os documentos sempre que precisar — basta apenas digitar a placa do carro ou o chassi para localizar a nota fiscal.

Além disso, o software próprio para revenda vai ajudar você a fazer toda a gestão financeira e comercial da empresa. Isso facilita, inclusive, a realização de anúncios nas plataformas digitais.

Enfim, já deu para perceber que não é tão difícil fazer a emissão de nota fiscal para revenda, correto? Para ter atenção em todas as etapas, cadastrar as informações corretamente e padronizar o nome dos arquivos, o ideal é utilizar um software desenvolvido especialmente para atender ao seu tipo de negócio.

É claro, se você puder contar com o auxílio da tecnologia, esse trabalho fica ainda mais simples! Gostou das nossas dicas? Então, compartilhe este artigo nas suas redes sociais e ajude a divulgar esse conhecimento!

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