Realizar o armazenamento de contratos é algo extremamente importante para as lojas de veículos. Além disso, embora os benefícios da gestão de contratos sejam muito mais robustos em geral, o aspecto de armazenamento é um elemento-chave.
Reunir todo o conjunto de dados do contrato é um pré-requisito para análises, otimização de gastos e renovações. Esses elementos-chave do armazenamento de contratos ajudarão a loja a assegurar que esteja armazenando os seus contratos da maneira mais organizada e eficiente.
Neste post, daremos 7 dicas de como organizar os contratos. Confira!
1. Estabeleça regras para o acesso
A primeira dica é determinar regras de acesso aos documentos da sua revenda de veículos. A verdade é que essa prática é essencial para organizar os documentos e para assegurar a segurança dos dados.
Um meio de delimitar essas normas é fazer o mapeamento dos processos documentais. Isso viabiliza a padronização dos procedimentos, além da elaboração e o arquivamento de uma peça. Dessa forma, é possível evitar erros, perdas ou outras falhas dentro do processo. Além disso, especifica de forma clara para todos os envolvidos o procedimento correto para conseguir acessar e arquivar os documentos da sua loja de veículos.
2. Fique atento aos prazos de guarda
Outra dica de armazenamento de contratos é ficar bem atento aos prazos de guarda dos contratos de sua loja de veículos. Em outras palavras, é essencial, antes de eliminar os arquivos antigos, fazer a verificação da temporalidade deles. Dessa forma, não corre o risco de descartar papéis importantes antes do tempo.
3. Coloque seus contratos na nuvem
Uma ótima opção para manter documentos a salvo e atualizados é manter os contratos na nuvem, isto é, no sistema de cloud computing. É preciso que essa prática seja levada em consideração devido à possibilidade de ocorrerem descargas elétricas repentinas e causar danos aos computadores. Dessa forma, caso você não queira perder dados relevantes, é importante não se esquecer dessa dica.
O fato é que o sistema de nuvens online é uma excelente forma de proteger a sua gestão de contratos da sua revenda. Trata-se de sites, como Google Drive e OneDrive, na qual você tem um espaço disponível para fazer o armazenamento de documentos online. Dessa forma, eles podem ser acessados a qualquer momento e de qualquer lugar. Inclusive, é um meio de reduzir a quantidade de papéis armazenados fisicamente e também oferecer mais segurança à informação, evitando que os arquivos se deteriorem com o tempo. Para as revendas de veículos que utilizam a Boom Sistemas, as mesmas já possuem tal módulo de arquivamento de documentos, em todos os planos disponíveis.
4. Separe contratos por tema e criar categorias
Quando for guardar o contrato em sua devida repartição em conformidade com a data e a categoria, é essencial nomeá-lo, com a ajuda de uma etiqueta, por exemplo. É válido, ainda, organizar por ordem alfabética esses documentos, a fim de localizá-los de modo mais prático e rápido.
Algo que normalmente é negligenciado, mas que é muito importante, é a nomeação correta dos arquivos. Uma nomenclatura padrão viabiliza a procura por documentos, simplificando o acesso. Toda empresa ou departamento precisa utilizar um padrão interno que faça mais sentido à sua rotina.
Todavia, podem fazer toda a diferença algumas dicas gerais para um arquivamento correto. Utilize nomes simples e datas (ano, mês e dia), por exemplo, que possam especificar mais o arquivo, incluindo o assunto e o nome da sua loja, veículo, placa e do cliente.
5. Utilize um software
A maioria das empresas prefere formas tradicionais de gestão de contratos. Os exemplos são o armazenamento manual de pastas e documentos. Não é errado usar estes métodos tradicionais. No entanto, vale a pena recorrer também à gestão digital.
A maior vantagem da utilização de software é a automação de dados, simplificando o processo de recuperação de informações. O software também ajuda muito na redução da carga de trabalho da mão de obra, pois a maioria das informações é organizada automaticamente e não exige tanto dos colaboradores, em comparação com as tradicionais. Inclusive, a visibilidade também é mais interativa.
O que acontece é que trabalhos que são comumente feitos em horas podem ser reduzidos a alguns minutos ou até segundos. Caso sua loja de veículos ainda esteja presa ao armazenamento tradicional de contratos, esse é o momento de seguir em frente e começar a pesquisar os softwares disponíveis no mercado.
6. Utilize o GED
Frente ao armazenamento de contratos, é importante citarmos o GED ou Gestão Eletrônica de Documentos, que surge como um sistema de gestão de informações eficaz e simplifica e otimiza o compartilhamento, controle, guarda e também recupera arquivos e dados da sua loja de veículos. Inclusive, é essencial ter um bom software para te ajudar nessa missão.
O GED é a união de tecnologias que promove o gerenciamento dos seus arquivos, contratos e diversos outros documentos digitalmente. Muito eficiente, esse recurso é primordial para toda empresa que deseja assegurar mais organização, segurança e agilidade em seus processos.
Ao utilizar essa tecnologia, é possível otimizar o fluxo de trabalho e os resultados de uma empresa. É uma ferramenta essencial para quem deseja que sejam categorizados seus documentos com mais inteligência.
7. Envolva o time nessa rotina
É preciso motivar os seus colaboradores a executarem essa atividade, a fim de assegurar uma estratégia mais precisa no processo de armazenamento de contratos. Para tal, é primordial orientá-los e treiná-los.
Como gestor, é recomendável também acrescentar essa atividade em sua rotina. No fim do expediente, reúna os papéis a serem digitalizados e depois os envie ao departamento responsável. Dessa forma, não é preciso acumular arquivos em sua mesa e não há o risco de perder documentos relevantes.
É essencial fazer com que a equipe fique envolvida na rotina da loja, a fim de que você não fique sobrecarregado demais com a organização dos arquivos — tarefa que pode demandar algumas horas se realizada quando houver grande demanda.
Agora ficou muito mais fácil saber como fazer o armazenamento de contratos de forma eficiente, não é mesmo? É de fato extremamente importante manter boas práticas na gestão de um contrato não somente para manter uma parceria mais longa, mas também para o desenvolvimento do negócio.
Inclusive, é essencial ter um bom software para te ajudar nessa missão. A Boom Sistemas é um software exclusivamente desenvolvido para atender à sua revenda de veículos.
Agora que você sabe como um bom software pode ajudar no armazenamento de dados de forma eficiente, não perca mais tempo e entre em contato conosco!
