O avanço das tecnologias está permitindo a adoção de soluções cada vez mais interessantes no mundo corporativo. Uma dessas possibilidades é a utilização de documentos digitalizados que substituem as cópias impressas com inúmeros benefícios.
Pensando nisso, elaboramos este artigo para que você possa entender melhor esse processo de armazenamento digital e ficar por dentro das vantagens de sua implementação. Continue a sua leitura!
O que são documentos digitalizados?
Digitalizar documentos é converter informações para um formato digital. Quando isso é feito, os dados presentes no arquivo original passam a ser organizados em unidades discretas de dados, conhecidos como bits, podendo ser separadamente endereçadas, normalmente em conjuntos de muitos bits conhecidos como byte.
Esses são os dados binários que diversos dispositivos que apresentam capacidade de computação, como smartphones e câmeras digitais podem processar. Com a democratização do acesso aos dispositivos computacionais, essas ferramentas passaram a ser amplamente utilizadas nas empresas e também pelas pessoas em geral.
Texto e imagens podem ser digitalizados da mesma forma: um scanner captura uma imagem, que pode ser um conjunto de letras que formam um texto, e a converte em um arquivo de formato digital, como um bitmap ou jpg.
A utilização de um programa de reconhecimento ótico de caracteres (OCR) analisa uma imagem de texto em busca de áreas claras e escuras para identificar cada letra alfabética ou dígito numérico e converte cada caractere em um código.
A digitalização de documentos em áudio e vídeo usa um dos muitos processos de conversão de analógico para digital nos quais um sinal continuamente variável analógico é alterado, sem que isso modifique seu conteúdo essencial, em um sinal digital de vários níveis.
Quais as etapas da digitalização de documentos?
Preparação dos documentos
Depois de decidir quais informações você precisa capturar, você precisa preparar os documentos em papel para digitalização. Como todos sabem, os atolamentos de papel não são divertidos.
Remova grampos, clipes de papel, notas adesivas ou prenda-os com fita para que também possam ser digitalizados, repare páginas rasgadas e classifique em lotes (nem sempre necessário, dependendo da quantidade de digitalização a ser feita e do software que você tem).
Captura
A captura transforma o documento analógico em formato digital (ou ingere um documento digital nativo para que possa ser colocado em um fluxo de trabalho). Depois de capturados, os documentos passarão por algumas ou todas as seguintes etapas: imagem do documento, processamento de formulários, limpeza de imagem, controle de qualidade e reconhecimento.
Definição do formato do arquivo
Se você precisar manter uma representação digital do documento, ele pode ser salvo em um desses formatos: TIF, JPG, PDF, por exemplo.
Indexação
Na etapa final na digitalização de documentos está inclusa a organização dos arquivos, de acordo com as orientações predeterminadas em conformidade com cada projeto. As imagens são enviadas para um software de gestão, gerenciado por gestores. Além disso, é possível que qualquer pessoa autorizada tenha acesso, provida de um dispositivo móvel ou um computador conectado à internet.
Por que utilizar documentos digitalizados é interessante?
A digitalização de documentos facilita a preservação, o acesso e o compartilhamento. Por exemplo, um contrato importante original pode ser fisicamente acessível apenas para aqueles colaboradores que estão no local em que ele está armazenado, porém, se o conteúdo do documento for digitalizado, ele poderá ser disponibilizado para as demais pessoas da sua loja de veículos em qualquer lugar do mundo.
A capacidade de armazenamento digital é infinitamente superior àquela que podemos ter com arquivos físicos. Além de ocupar muito espaço, esses documentos impressos representam um custo crescente para as lojas de veículos, na medida em que elas precisam inclusive alugar ou construir áreas adicionais para a armazenagem.
Além dessa questão do espaço, o acúmulo de documentos físicos pode tomar tempo dos funcionários. Quando os arquivos são físicos, por mais que se tenha algum tipo de ordenamento, perdem-se longos períodos do dia de trabalho procurando informações, especialmente as mais antigas, em algum momento de necessidade. Isso sem falar na questão ambiental, cada vez mais discutida pela sociedade.
Quando se opta por documentos digitalizados, é possível ganhar muito em agilidade e sustentabilidade, ao mesmo tempo em que se reduzem os custos envolvidos nas operações. A armazenagem digital permite que os sistemas de acesso incorporem mecanismos de busca indexada, fazendo com que seja possível encontrar a informação que se deseja em poucos segundos.
Há também uma questão de segurança. A perda de documentos pode se dar pela própria ação do tempo ou por fatores como mofo, pragas e inundações. Quando sua loja de veículos opta por essa implementação, os documentos originais podem ser guardados em locais mais apropriados, ficando os digitalizados disponíveis para uso no dia a dia.
Hoje em dia, com o avanço nas leis vigentes, existe até mesmo a possibilidade da extinção das cópias físicas originais, uma vez que, em certos casos, os certificados digitais podem ser considerados tão válidos quanto um documento físico registrado em cartório.
Já em relação à interferência das pessoas em situações de roubo ou erros, os sistemas são protegidos. Há toda uma legislação que deve ser respeitada pelas empresas que oferecem esse tipo de serviço, fazendo com que a segurança do armazenamento digital na nuvem seja muito maior do que quando você guarda arquivos físicos nas dependências da sua loja de veículos.
Existe ainda outra vantagem nesse processo. Os sistemas podem ser configurados para restringir o acesso apenas a colaboradores autorizados, o que impede problemas eventuais. Há também os backups de salvamento, que podem ser automáticos e periódicos; e o controle das versões, permitindo a identificação de quem fez alterações e das circunstâncias em que foram feitas.
Ou seja, há um maior controle geral sobre as informações e qualquer necessidade de auditar as informações pode ser feita com muito mais facilidade e confiança. Além disso, a digitalização de seus documentos libera espaço de escritório, para que possa ser usado para gerar mais receita para sua empresa. Em vez de ocupar espaço em gabinetes de arquivos volumosos, milhares de arquivos podem ser armazenados em um único servidor.
Mas não é tudo! Se sua loja de veículos tem clientes em mais de uma localidade, é um pouco complicado oferecer um atendimento eficiente ao cliente. Quando você digitaliza documentos, em vez de imprimir e enviar extratos de faturas, contas e outras papeladas é possível conseguir dados relevantes para seus clientes, com mais agilidade e eficiência.
Como otimizar o processo de digitalização?
Implemente um sistema de digitalização eficaz
Os scanners, quando adquiridos a baixo custo e sem muita pesquisa, podem ser uma experiência tão frustrante quanto seu antigo inimigo, a copiadora. Certifique-se de que seu escritório opte por usar uma máquina de alta potência, capaz de digitalizar documentos com rapidez e sem nenhum problema, e aqueles que fazem uso dos documentos sem papel diariamente ficarão gratos por isso.
Afinal, esse é o futuro do seu negócio em jogo e não há nada que possa ser omitido quando se trata de preservar dados importantes. Os aplicativos de digitalização de documentos podem capturar uma imagem precisa de um documento em papel, salvá-lo com segurança como PDF, reconhecer o texto impresso ou enviá-lo por e-mail.
Faça seu software de gestão de documentos trabalhar para você
Não são totalmente úteis imagens bem digitalizadas, se não houver um sistema para deixá-las organizadas. Felizmente, parte do trabalho de um provedor de software de gerenciamento de documentos é desenvolver um processo que permita que isso aconteça.
Principalmente quando há documentos financeiros importantes envolvidos, uma linha distinta de responsabilidade deve ser estabelecida dentro da empresa para evitar dados perdidos ou perdidos.
Como adotar uma estratégia de armazenagem digital de documentos?
Para que seja possível a implementar a utilização de documentos digitalizados, é preciso que a sua loja de veículos tenha todos os seus processos bem estruturados. É necessário identificar quais são as áreas geradoras de informações que devem ser armazenadas e qual é o fluxo do trabalho. Isso só pode ser feito se antes houver um diagnóstico da situação atual e um planejamento para que sejam promovidas as mudanças eventuais.
É preciso mapear quais são aqueles colaboradores que precisam autorizar as solicitações ou assinar cada documento, quais são os setores responsáveis pelo uso da informação na rotina e quem deveria estar autorizado a acessar os dados.
Ou seja, é importante criar as diretrizes de como essa engrenagem funcionará na prática, determinando os papéis e responsabilidades de cada pessoa na hierarquia organizacional em relação ao sistema de digitalização. É preciso também estabelecer quem ficará encarregado de gerenciar essas atividades e dar a palavra final no caso de dúvidas.
Pensando em termos de lojas de revenda de veículos, a Boom Sistemas tem as melhores soluções para simplificar e facilitar o processo de armazenagem digital de documentos. Nosso software é descomplicado e intuitivo, permitindo que as informações geradas sejam classificadas e guardadas de um modo simples, com segurança e grande disponibilidade de espaço.
Por fim, agora você já conhece as vantagens de adotar um sistema de gestão de documentos digitalizados e sabe o que deve observar e fazer para tornar isso possível. O fato é que esse é passo essencial para sua loja de veículos se desenvolver de modo mais ágil e inteligente.
Se sua loja de veículos está buscando uma solução que ajude a resolver os problemas gerenciais e ainda viabilize o uso de documentos digitalizados em total conformidade e garantia, entre em contato conosco, agende uma demonstração totalmente sem compromisso e venha conhecer mais a respeito do que podemos oferecer para sua loja de veículos!
