Todos os anos, grandes e pequenas empresas gastam incontáveis horas desenvolvendo planos de negócios detalhados, previsões e relatórios para orientar seus processos de tomada de decisões estratégicas e também gerenciamento de desempenho. Embora a tecnologia de planilhas tenha melhorado ao longo dos anos, problemas sérios persistem em acontecer.
São muitos os motivos pelos quais é fundamental pensar em profissionalizar a sua loja de veículos. O fato é que há uma enorme diferença entre as lojas de veículos que usam planilha software. A utilização de planilhas manuais pode prejudicar ou impedir esse processo de profissionalização.
Mas você sabe quais são os motivos? Pensando nisso, faremos um comparativo entre o uso de softwares e planilhas. Acompanhe!
Lentidão ou agilidade dos processos
A verdade é que as planilhas não são conhecidas por oferecerem agilidade nos processos. Quando há grandes quantidades de dados, o programa pode ser executado de forma extremamente lenta. Isso pode significar que os membros da equipe gastarão tanto tempo na coleta e verificação de dados que não há muito tempo para análise.
Além disso, um processo de planejamento baseado em planilhas quer dizer que as equipes não podem alterar planos, prever novamente ou modificar orçamentos em tempo real. Conforme as condições de mercado mudam, as equipes precisam modificar planos e relatórios o mais rápido possível.
Fazer esses tipos de ajustes em uma planilha enorme e complexa pode ser lento e difícil. Já com um software, é possível organizar todas as informações do negócio de forma mais acessível e economiza tempo de trabalho e aumenta a produtividade. Uma característica chave do software é que suaviza os processos, tornando eles mais flexíveis.
Essa flexibilidade de fazer alterações em um processo pode beneficiar muito sua loja de veículos e oferece a agilidade necessária para que os processos possam ser facilmente personalizados, a fim de atender aos requisitos de sua empresa.
Ocorrência de erros e falhas
A grande verdade é que grande parte das planilhas contêm algum tipo de erro. Talvez a desvantagem mais gritante do uso de planilhas seja que elas estão sujeitas a imprecisões. Quanto maior a planilha, maior a chance de erro, o que pode levar a erros de cálculo que ocasionam em más decisões de negócios.
Pode até mesmo colocar sua loja de veículos em risco. Se você deseja precisão, não espere obtê-la em planilhas. Isso se deve ao fato de que é difícil estabelecer um sistema ordenado para dividir leads e clientes, quando você está trabalhando com planilhas.
Um software já pode ajudar reduzir esses erros e falhas a margem de erro a quase zero, ao profissionalizar esses processos. De fato, você terá uma dor de cabeça a menos ao final de cada mês. Inclusive, será possível ter uma equipe com equilíbrio e engajamento em suas funções, devido ao fato desses problemas serem evitados.
Visualização simplificada de dados
Sabemos que é possível, os usuários criarem tabelas e gráficos em planilhas. Montar qualquer tipo de visualização de dados em uma planilha é demorado e frustrante. Os gerentes podem optar por ignorar completamente os recursos visuais — afinal, eles não são necessários.
Os dados que residem exclusivamente nos servidores da sua empresa podem ser perdidos para sempre em caso de desastre natural. Os dados de clientes que residem apenas em computadores individuais podem ser perdidos para sempre se o seu laptop tiver uma queda ou se alguém entornar café nele, por exemplo.
Em uma loja de veículos, ao utilizar um bom software é possível a colaboração entre várias soluções de software de negócios, que permite fornecer coleta, gerenciamento e controle de informações sobre vários aspectos e processos do negócio em um único local.
Integração das operações
Quando a equipe de vendas é composta por uma pessoa, uma única planilha de contato com o cliente é suficiente. Mas o que acontece quando você começa a contratar representantes adicionais para atender à demanda? Compartilhar e atualizar uma única planilha mestre em uma equipe inteira pode se tornar rapidamente um pesadelo logístico.
Porém, é possível fazer a integração de todos os controles, assegurar a segurança operacional e viabilizar os resultados estratégicos e operacionais esperados, ao inserir um software na profissionalização da sua loja.
Segurança das informações
Ao contrário de um sistema dedicado que requer acesso para login, as planilhas podem ser disseminadas para qualquer pessoa, em qualquer lugar, com o simples envio de um e-mail. Isso torna assustadoramente fácil para um funcionário insatisfeito ou desonesto compartilhar leads e dados de clientes com contatos externos.
Com um software é possível utilizar recursos de criptografia. Dessa forma, você ajudará a proteger as transações de serviço criptografando qualquer informação que desempenhe uma função nas operações de sua loja, incluindo envios de ordens de serviço, processamento de faturas e muito mais.
Eficiência
É sabido que as planilhas precisam de uma fórmula única para cada cálculo — e isso cria uma série de problemas. Replicar a lógica entre anos, produtos, regiões etc. é um desperdício e afeta o desempenho do cálculo conforme os modelos de planilhas evoluem; sem mencionar que se você quiser fazer uma alteração, será necessário fazê-lo em muitos lugares.
Com um software é possível reverter essa situação, automatizar processos de negócios e reduzir esforços manuais que levam à minimização de erros em documentos e erros nas operações de negócios.
Gestão das vendas
Um grande diferencial de uma loja de veículos é realizar uma boa gestão de vendas. Para treinar e orientar com eficiência, os gerentes de vendas precisam ter visibilidade das ações diárias e dos canais de seus representantes.
Uma pena que isso seja quase impossível de fazer por meio de planilhas. Tanto os vendedores quanto os gerentes ficarão rapidamente frustrados com o ciclo aparentemente interminável de upload, download, anexação e envio de e-mail.
Como vimos, são muitos os pontos que diferenciam planilha software. A verdade é que uma mudança simples e definitiva de planilha para software pode ajudar na profissionalização do seu negócio. Para escolher o sistema ideal para implementar na loja de veículos é preciso contar com uma empresa que ofereça um software voltado para este segmento do mercado.
A Boom sistemas pode fazer toda a diferença, pois oferece um sistema especificamente desenvolvido para atender às demandas de lojas de veículos, ajudando a melhorar a eficiência e os resultados dos processos.
Agora você já sabe como podemos te ajudar, entre em contato conosco e otimize os processos em sua loja!
