Gestão de contratos é o processo de gerenciar as entregas, prazos, termos e condições contratuais, garantindo a satisfação do cliente. O gerenciamento de contratos eficaz é essencial para a sua revenda de veículos, sendo o processo de gerenciamento de contratos, começando pela sua criação até a sua execução. Suas ações principais compreendem reduzir os riscos financeiros e analisar o desempenho relativo aos termos do contrato, a fim de aumentar o desempenho operacional.
Os contratos nada mais são que os acordos formais feitos entre empresas, essenciais para a proteção legal de ambas as partes. Eles são usados para ditar as respectivas funções entre uma empresa e seus fornecedores, parceiros, clientes e funcionários. Gerenciar contratos, então, envolve o processo de supervisão da criação, assinatura, armazenamento, execução e revisão de contratos. Mas você sabe como otimizar este processo?
Pensando nisto, listaremos 6 práticas para realizar uma boa gestão de contratos. Continue a leitura!
1. Atente-se à organização
Mantenha uma boa organização e um bom registro dos documentos; confirme as principais discussões por escrito, sem acordos verbais; tire fotos, descreva-as e coloque datas. Essas tarefas são essenciais na gestão de contratos. Uma ótima forma de realizar a organização do arquivamento de informações é utilizando softwares de gestão de contratos.
Dessa forma, é possível ter um repositório único de documentos relacionados. Se essa gestão for realizada por setores distintos — compras e jurídico —, é essencial assegurar que haja comunicação e coordenação entre eles.
2. Defina seu processo de negócios em detalhes
O objetivo do gerenciamento de contratos é encontrar um sistema que ajude você a operar os processos com mais eficiência. Você pode pensar que seu processo é razoavelmente padronizado, mas muitas empresas descobrem da maneira mais difícil que esse não é o caso. É por isso que é importante definir seu processo em detalhes desde o início.
Se você pular essa ação e utilizar um sistema que não pode atender aos seus requisitos específicos, você pode ter que gastar uma fortuna para personalizá-lo após a implementação ou abandoná-lo completamente.
Crie um documento que detalhe seus processos de contrato atuais, onde estão os problemas e o que você gostaria de melhorar. Obtenha a opinião das partes interessadas, quando possível, para ajudar a determinar quais processos são mais críticos, como devem funcionar e o valor que será decorrente das melhorias.
3. Utilize assinaturas eletrônicas
A assinatura digital para uma revenda de veículos é usada tanto para assinar contratos quanto para assinar documentos importantes. É cada vez mais comum as empresas possuírem ferramentas que permitam realizar o processo de assinatura digital, pois as vantagens são múltiplas em relação a fazê-lo da forma tradicional.
Anteriormente, as únicas soluções que existiam para digitalizar documentos assinados eram um tanto arcaicas e pouco profissionais, e isso não oferecia segurança alguma ao contrato.
4. Revise os termos
Uma vez que as informações de histórico tenham sido coletadas e um acordo preliminar tenha sido alcançado sobre os termos essenciais, você deve preparar a minuta inicial de cada um dos contratos necessários e documentos relacionados.
Já nos casos em que a parte oposta é responsável pela redação, revise a minuta inicial de tais itens preparados pela parte oposta, discuta e negocie as mudanças necessárias nos rascunhos iniciais e certifique-se de que os rascunhos revisados sejam distribuídos para revisão e finalização.
O momento do processo de redação e revisão é crucial, uma vez que atrasos podem desviar o relacionamento dos trilhos e prejudicar a realização das oportunidades de negócios previstas por ambas as partes.
5. Avalie as formas de armazenamento
Certifique-se de que existe uma instalação compartilhada para armazenamento de documentos e preste muita atenção à identificação e ao controle de versão do documento. Quando chegar à assinatura do contrato, você precisará criar uma biblioteca definitiva de documentos mestres, incluindo todas as coisas que são materiais para o contrato.
Candidatos óbvios são sua documentação de requisitos, a proposta do licitante vencedor, o próprio contrato (e todos os seus anexos de apoio), sua avaliação final registros, planos, atas e todas as outras comunicações materiais, para que possam ser consultados rapidamente no futuro, se necessário.
Tenha o cuidado de garantir a privacidade de documentos internos ou confidenciais e, ao mesmo tempo, esteja preparado para compartilhar informações relevantes com o provedor. Esse registro de papel pode ser de vital importância um dia se as coisas saírem do curso e houver uma disputa sobre quem disse o que e quando.
6. Conte com a tecnologia e automatize processos
Os responsáveis pela administração de um contrato em sua revenda precisam negociar as condições, cumprir os compromissos, verificar o cumprimento dos termos e revisar o contrato sempre que necessário; documentar todos os eventos que ocorreram durante seu ciclo de vida; e adicionar ou atualizar com emendas ou correções, as disposições do contrato original.
Também é fundamental estabelecer uma política de privacidade que garanta a confidencialidade desse tipo de documento. Todas essas atividades, vitais para as empresas, podem ser difíceis de gerenciar e manter. Portanto, ter um software de gestão de contratos é um elemento essencial para manter um controle adequado dos contratos.
Não é de surpreender que todos nós saibamos que o processo de contratação não termina quando ele é atribuído. Em vez disso, é quando começa a gestão do contrato. Além disso, quem trabalha com vários fornecedores possui vários documentos para rastrear e relacionamentos para gerenciar.
Isso pode ser demorado, e os detalhes podem ser facilmente perdidos. Uma boa solução irá agilizar o processo de criação de contratos e ajudá-lo a manter o controle de informações essenciais e oportunas. Isso também economizará muitas horas de trabalho.
Com essas dicas, fica muito mais fácil realizar uma boa gestão de contratos. A gestão de contratos feita por meio de um bom software é essencial para otimizar seus processos de negócios do dia a dia, junto com a minimização de riscos e a redução da necessidade de processos demorados associados ao gerenciamento do ciclo de vida do contrato. A Boom Sistemas pode te ajudar nessa missão.
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